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Mehrsprachige Dokumentationen

InDesign bietet zahlreiche Funktionen, welche beim Aufbau grösserer, mehrsprachiger Dokumente nützlich sind. In diesem Artikel geht es um einige davon: Ebenen, Glyphen, sprachbezogene Absatzformate und Inhaltsverzeichnisse.

BEAT KIPFER InDesign bietet mehr als nur gediegene Layoutfunktionen. Bei der Erstellung von Templates für grössere Dokumente wie Kataloge oder Bücher lohnt es sich, tiefer in die Funktionalität dieses Programms vorzustossen und dadurch «intelligentere» Dokumente zu erhalten.

Dieses Vorgehen erfordert etwas mehr Denk- und Definitionsarbeit am Anfang; dieser Aufwand zahlt sich aber sehr rasch in Form von schneller editierbaren Dokumenten und eliminierten Fehlerquellen aus.

Mehrsprachige Dokumente

In der Schweiz stellt sich die Herausforderung, Dokumente in mehreren Sprachen zu erstellen, aus vielerlei Gründen: Mehrere Landessprachen, der Tourismus und die Exportindustrie befassen sich täglich mit der Mehrsprachigkeit.

Einsatz von Ebenen

Bei der Erstellung mehrsprachiger Publikationen stellt sich die Frage, ob die Bilder und Grafikelemente sprachunabhängig sind und ob sie in allen Sprachen an der gleichen Position bleiben sollen. Wenn ja, kann ein einziges Dokument für alle Sprachen mit Ebenen aufgebaut werden. InDesign kennt dabei kaum Grenzen: Es sind aufwändige Dokumentationen bekannt, welche problemlos mit über 20 Sprach­ebenen im selben Dokument erstellt wurden. Vorteil: Ändern Bilder oder grafische Elemente, muss die Korrektur für alle Sprachen nur einmal ausgeführt werden; zudem ist so garantiert, dass diese in allen Sprachen identisch verwendet werden.

Vorgehen zum Erstellen von Sprach­ebenen:

  • Je eine Ebene für die Bilder plus – bei Bedarf – für Hintergründe erstellen. Alle Textartikel, Tabellen, Bildlegenden etc. der ersten Sprache auf einer entsprechenden Sprachebene layouten.
  • Nach Fertigstellen des Layouts der ersten Sprache diese Ebene für alle weiteren Sprachen duplizieren (siehe Abbildung 1).
  • Jeder Ebene eine gut unterscheidbare Farbe zuweisen (siehe Abbildung 2).
  • Beachten Sie, dass bei der Bearbeitung einer Textebene jeweils nur diese eingeblendet ist und dass alle weiteren Ebenen gesperrt sind. So vermeiden Sie, dass Elemente anderer Ebenen unbeabsichtigt verändert werden (siehe Abbildung 3).

Glyphen: OpenType Professional verwenden

Um alle Akzente lateinischer Schriften zur Verfügung zu haben, ist die Verwendung von Fonts im Format OpenType Professional unabdingbar. Diese Fonts sind bekanntlich auf Mac und unter Windows identisch, was die Zusammenarbeit erleichtert. Sie enthalten zum Beispiel alle nordischen, aber auch die osteuropäischen Akzente, beispielsweise für Schwedisch, Tschechisch, Polnisch (siehe Abbildung 4). Werden Texte aus den genannten Sprachräumen im Word-Format platziert, ergeben sich keine weiteren Probleme. Reine Textdateien werden am besten als UTF-8 angeliefert.

Sprachbezogene Absatzformate

Bei textintensiven Dokumenten kommen wir nicht darum herum, für jede Sprache separate Absatzformate zu erstellen und anzuwenden. Nur so ist eine einwandfreie automatische Silbentrennung und Rechtschreibprüfung gewährleistet. Man könnte jetzt einwenden, dass dies für Titel mit wenigen oder gar keinen automatischen Silbentrennungen nicht notwendig sei. Die Verwendung sprachgetrennter Absatzformate auch für die Titel ist aber zur Generierung sprachbezogener Inhaltsverzeichnisse notwendig. Zumindest für diejenigen Titel oder Untertitel, welche auch im Inhaltsverzeichnis erscheinen sollen.

Auf welche Weise kann man die Erstellung so vieler Absatzformate einfach gestalten und dabei die Übersichtlichkeit wahren? Ein bewährtes Hilfsmittel dazu ist die Bildung sprachbezogener Formatgruppen (siehe Abbildung 8). Mit Klick auf das kleine Ordnersymbol unten im Formate-Bedienfeld ist eine solche rasch erstellt. Per Drag&Drop lassen sich die erwünschten Formate in diesen Ordner ziehen.

Damit nach dem Duplizieren einer Formatgruppe nicht sämtliche Formate zum Beispiel von Deutsch auf Französisch umgestellt werden müssen, erstellen wir ein Sprachbasisformat, auf welchem alle anderen Formate basieren. Dieses Format wird nicht direkt zur Textformatierung verwendet, sondern es dient einzig und allein der Sprachdefinition (siehe Abbildung 5). Dieses Format könnte sogar in jeder Sprachgruppe den gleichen Namen behalten, denn es kann über die Ordnerzugehörigkeit eindeutig zugewiesen werden. In unserem Beispiel wurde jeweils ein Buchstabe zur Sprachkennung vorne am Namen angefügt (siehe Abbildung 6).

Sind alle Absatzformate definiert und getestet, kann die Formatgruppe dupliziert werden (siehe Abbildung 7). Das Duplikat wird sprachbezogen umbenannt (am besten mit Nummerierung). Anschliessend wird im darin enthaltenen Basisformat unter erweiterte Zeichenformate die Sprache angepasst. Testen Sie nun die anderen enthaltenen Absatzformate: Überall wurde die Sprache sofort angepasst! Dies ist sogar dann der Fall, wenn innerhalb der Gruppe weitere aufeinander basierende Formate existieren.

Inhaltsverzeichnis pro Sprache

Auf jeder Ebene des mehrsprachigen Dokuments soll ein Inhaltsverzeichnis generiert werden. Dazu sind im Dialog Inhaltsverzeichnis im Menü Layout alle Optionen vorhanden.

Wie das Inhaltsverzeichnis in InDesign generell funktioniert, kann andernorts nachgelesen werden. Hier nur die Besonderheiten bei mehrsprachigen Dokumenten:

  • Zur Aufnahme der Absatzformate für die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses und eines eventuell benötigten Indexes (Stichwortverzeichnis) wird mit Vorteil eine eigene Formatgruppe erstellt.
  • Da im Inhaltsverzeichnis kaum Silbentrennungen vorkommen, kann auf die Erstellung mehrerer Absatzformate für den gleichen Eintragsstil in den unterschiedlichen Sprachen verzichtet werden.
  • Dies gilt auch für die Zeichenformate, welche zur Formatierung der Seitenzahlen und der Auspunktierung Verwendung finden.
  • Im Beispiel (siehe Abbildung 9) wurden die Haupt- und Zwischentitel in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen. Sind alle Definitionen in Ordnung, lohnt es sich, das Verzeichnis mit Format speichern zu hinterlegen. Dieses Inhaltsverzeichnisformat kann dann als Vorlage für alle Sprachversionen verwendet werden.

InDesign-Funktionen für grössere Dokumente

Buchfunktion(Datei > Neu): Umfangreiche Werke wie Kataloge und Bücher werden mit Vorteil nicht als ein einziges Dokument aufgebaut. Vielmehr lohnt es sich, ein Template mit allen Definitionen – inklusive der hier gezeigten Besonderheiten für mehrsprachige Dokumente – zu erstellen. Daraus entstehen dann mehrere Dokumente, beispielsweise gegliedert nach Kapiteln. Mittels Datei > Neu > Buch wird eine Kapitelliste erstellt, über welche alle Buchdokumente verwaltet werden können. Inhaltsverzeichnisse und Indizes lassen sich so für das ganze Buch erstellen, selbstverständlich auch sprachbezogen.

Textvariablen(Schrift > Textvariablen): unter anderem für automatische Kapitelnummern und «Lebende Kolumnentitel».

Fussnoten(Schrift > Fussnote einfügen): automatisierter Umbruch von Fussnoten mit vielen Optionen betreffend Platzierung und Gestaltung.

Beschriftungen(Objekt > Beschriftungen): Damit lassen sich automatisiert Bildlegenden direkt aus den Metadaten der platzierten Bilder einfügen.

Der Autor

Beat Kipfer ist Ausbilder FA in der PubliCollege GmbH in Burgdorf. Dazu gehören auch Kurse und Seminare, Firmenschulungen und Support für Publishing und ­Prepress. Auch ist er Fachlehrer und Kursleiter an den Schulen für Gestaltung in Aarau, Bern und Zürich.

www.publicollege.ch

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