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Excel als InDesign-Motor

Adobe InDesign PageMaker Edition

Excel als InDesign-Motor

Die Plug-ins der PageMaker Edition von InDesign CS haben es in sich. Zu den stärksten Erweiterungen gehört eine Schnittstelle für Database-Publishing auf Mausklick.

Haeme UlrichIn regelmässigen Abständen werden wir gefragt, wie man denn auf simple Weise InDesign an eine Datenbank anbinden kann. Bis anhin musste auf Dritthersteller-Software verwiesen werden, sofern sich der Benutzer nicht besonders gut mit XML und Scripting auskannte. Jetzt gehts einfacher. Dem Plug-in-Pack «PageMaker Edition», das Adobe InDesign für PageMake-Umsteiger zugänglicher machen soll, liegt die Erweiterung «Datenzusammenführung» bei.

Von der Datenbank nach InDesign

Das Plug-in «Datenzusammenführung» bringt komma (csv)- oder tabulatorgetrennte Tabellen mit InDesign-Vorlagen zusammen. Dabei sind sowohl Bild- wie Textplatzhalter erlaubt.

Eine Tabelle besteht immer aus Datenfeldern und Datensätzen. Als Beispiel ein klassischer Serienbrief: «Vorname», «Name», «Adresse» sind Felder. Sämtliche Felder eines Empfängers bilden den Datensatz dieses Empfängers.

Als Datenquelle dient im Alltag wohl häufig eine Excel-Tabelle, was letztlich nichts anderes ist als eine kleine Datenbank. Der Kunde bringt die Excel-Datei mit den Adressen für Visitenkarten oder Serienbriefe; die Gestaltung und Ausgabe ist Aufgabe des Grafikdienstleisters. Genau hier setzt die Adobe-Lösung an: Es sollen einfache Aufgaben gelöst werden. Komplexe Datenbankanbindungen bleiben Sache spezialisierter Produkte; deren Implementation geschieht weiterhin durch Systemintegratoren.

Nehmen wir die Herstellung von Visitenkarten. Vom Auftraggeber erhalten wir eine Excel-Datei mit 300 Adressen, einen Auszug aus seiner Datenbank. Die Visitenkarten sollen durch persönliche Porträts der Mitarbeiter einen speziellen Touch erhalten. Jetzt heisst es aufgepasst, dass auch das richtige Porträt zum rechten Namen kommt. Dank der Automatisierung mit «Datenzusammenführung» ist dies kein Problem. Denn in einer Spalte der Excel-Datei stehen jeweils die Dateinamen der Porträts. Am besten einigt man sich bei den Dateien auf eine einheitliche Schreibweise – vorname.pdf zum Beispiel.

Damit bei der Zusammenführung der Daten InDesign auch wirklich weiss, dass es Bilder einzufügen hat, muss in Spaltenbezeichnung ein at-Zeichen (@) an den Anfang gestellt werden. Das ist gar nicht einfach! Excel behauptet nämlich stur, dass in einer Formel kein @-Zeichen stehen darf. Aber wir wollen ja keine Formel schreiben, sondern bloss eine Spalte beschriften. Der Trick zur Lösung steht in der Hilfe zum Plug-in-Paket. Stellen Sie vor das @-Zeichen einfach einen Apostroph (’), damit Excel weiss, dass es gar nichts zu wissen hat.

Für Bilder kann der ganze absolute Pfad eingetragen werden. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn Bilder aus verschiedenen Verzeichnissen geladen werden. Einfacher geht es, wenn man in diese Spalte nur die eigentlichen Dateinamen schreibt und dann die exportierte Datei zusammen mit den Bildern ins gleiche Verzeichnis legt.

Zuweisen der Platzhalter

Die Tabelle enthält also die Spalten Firma, Vorname, Name, Adresse1, Adresse2, Telefon, Fax, E-Mail, @foto. Diese sichert man als tabulatorgetrennte Textdatei.

Jetzt gehts um die Vorlagengestaltung in Adobe InDesign CS mit PageMaker Plug-in Pack. Wir erstellen eine neue Datei mit den Massen der Visitenkarte. Nun werden die Daten aus der Excel-Tabelle importiert. Dazu muss die Palette «Datenzusammenführung» ( Datenzusammenführung) aktiv sein. Im Menü dieser Palette (Dreieck oben rechts) klickt man Datenquelle auswählen… und gibt die aus Excel exportierte Datei an. InDesign fragt nun, ob es sich um komma- oder tabulatorgetrennten Text handelt. Wir wählen hier tabulatorgetrennt. In der Datenzusammenführungpalette werden jetzt die Felder aus der Excel-Datei sichtbar.

Wir erstellen den Textrahmen für die Adresse und setzen den Cursor da rein. In der Reihenfolge, wie die Adressen der einzelnen Personen später erscheinen soll, klicken wir auf die Feldnamen in der Palette – also «Vorname», «Name» etc. Dabei werden Platzhalter der Felder eingefügt, umgeben von doppelten eckigen Klammern.

Die Porträts kommen in eine separate Box. Auch hier wird zuerst die Box erstellt und dann mit ausgewählter Box der Feldname «foto» in der Palette angeklickt. Weil nicht alle Porträts die genau gleichen Ausmasse haben, müssen sie in der Grösse vereinheitlicht werden. Das überlassen wir aber auch gleich InDesign. Im Menü der Datenzusammenführungspalette gibts die Optionen für Inhaltsplatzierung. Wählen Sie hier Bilder proportional anpassen. So passen sich die Bilder der Rahmengrösse an, ohne aber dabei verzogen zu werden.

Jetzt wird es das erste Mal richtig spannend. Mit der Vorschautaste unten in der Palette baut InDesign die «scharfen» Daten anstelle der Platzhalter ein. Mit den Pfeilen klickt man sich wie beim CD-Spieler durch die einzelnen Datensätze. Tipp: Um die Bilder in voller Auflösung zu sehen, klicken Sie mit rechter Maustaste (auf dem Mac mit gedrückter Ctrl-Taste) auf das Bild und wählen Anzeige mit hoher Qualität.

Noch immer haben wir es mit einer einzelnen Seite zu tun, verlinkt mit der Datenquelle. In diesem Modus lässt sich nun die Karte intuitiv gestalten. Um zu schauen, wie sich Änderungen an Position und Grösse auf andere Karten auswirken, springt man «per CD-Spieler» einfach zum nächsten Datensatz. Der Platzhaltertext kann mit Absatz- und Zeichenattributen versehen werden, natürlich ist auch die Zuweisung von Formaten kein Problem.

Jetzt fehlen noch die festen Elemente, die auf allen Karten gleich sind. Diese baut man in gewohnter Manier in die Karte ein.

Let’s go

Ist die Karte fertig formatiert, überlässt man die weitere Arbeit der Software. InDesign erstellt von jedem Datensatz eine Seite – in unserem Beispiel also eine 300 Seiten starke InDesign-Datei, auf Basis der Musterdatei. Doch auch dies will gesteuert sein. Klicken Sie hierfür unten in der Palette auf Zusammengeführtes Dokument erstellen.

Unter Datensätze kann man angeben, welche Bereiche berücksichtigt werden sollen.

Datensätze pro Dokumentseite ermöglicht die Platzierung von meheren Datensätzen auf einer InDesign-Seite. Dies kann für Adressetiketten sinnvoll sein. Versatz und Layout von mehreren Nutzen pro Seite lässt sich über Layout mit mehreren Datensätzen steuern.

Rechts in der Palette unter Optionen lässt sich noch mal in die Anpassung der Bilder an die Bildrahmen eingreifen. Hier wird denn auch bestimmt, ob Bilder verknüpft werden oder direkt in die Datei eingebettet werden sollen. Leerzeilen für leere Felder entfernen bewirkt, dass leere Felder im Textfluss ignoriert werden, damit keine Lücken im Layout entstehen.

Mit einem Klick auf OK wird eine neue InDesign-Datei nach den vorhin angegebenen Vorgaben aufgebaut. In aller Regel pro Datensatz eine Seite. Dieses neu erstellte InDesign-Dokument ist nun nicht mehr abhängig von einer Datenquelle. Das heisst, dass diese Datei zum Beispiel problemlos an eine Druckerei weitergegeben werden kann. Der Empfänger merkt dabei nicht, dass es sich da um eine automatisch produzierte Datei handelt.

Aktualisieren, bitte schön!

«Guten Tag. Wir haben nochmals 20 Adressen. Es sind Leute einer neuen Abteilung, die brauchen auch noch Visitenkarten» – der Alptraum in jeder manuellen Produktion. Kein Problem mit dem Datenzusammenführungs-Plug-in, auch drei Minuten vor der Belichtung.

Über das Menü oben rechts in der Datenzusammenführungspalette kann eine vorhandene Datenquelle aktualisiert werden. Es ist hier auch möglich, eine andere Datenquelle anzugeben.

Der Einsatz des Tools

Leider lassen sich nicht mehrere Datenquellen gleichzeitig auslesen. Dies zeigt denn auch gleich die Grenzen des Plug-ins auf. Trotzdem – oder gerade deshalb – ist dieses Plug-in für den Alltag eine grosse Hilfe. Ohne lange Konfigurationen und Lesen von dicken Wälzern lassen sich damit schon etliche Arbeiten automatisieren. Oder vielleicht ist es für einige auch einfach ein gelungener Einstieg in die Welt des Database-Publishing.

 

Kasten: So gibts das Plug-in Pack

Es gibt drei Möglicheiten, das PageMaker Plug-in Pack zu bekommen:

  • PageMaker-Anwender kaufen sich das Upgrade auf die Adobe InDesign CS PageMaker Edition regulär beim Fachhändler oder online über den Publisher-Online-Shop für rund 800 Franken.
  • In der Adobe Creative Suite sind die Plug-ins ab Frühling 2004 enthalten. Wer die Suite vorher erstanden hat, kann über den Adobe Store (Tel. 0800 55 14 58) die Plug-ins gegen einen Kaufnachweis kostenlos anfordern.
  • Wer ein separates InDesign CS gekauft hat, kann die Plug-ins über den Adobe Store erstehen und sein InDesign so zur PageMaker Edition aufrüsten. Diese Variante kostet 115 Franken.

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