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Mediendatenbanken Cumulus und Portfolio im Test

Modernisierte Orndungshüter

Wachsende Dateiberge erschweren das Finden bestimmter digitaler Bilder, PDFs und dergleichen. Hilfe beim so genannten Digital Asset Management versprechen Canto Cumulus 5.5 und Extensis Portfolio 6.0.

MARKUS ZITT Wer Bilder und Mediendateien aller Art erzeugt und solche fürs Publishing, für Präsentationen oder zur Dokumentation sammelt und aufbereitet, der wird früher oder später eine leistungsstarke Mediendatenbank benötigen. Gerade im Sog des Digitalkamerabooms wurden viele mehr oder minder brauchbare Programme zur Verwaltung und zur Organisation der Digifotoflut auf den Markt gespült. Auf der Digicam-Welle reitet auch die seit kurzem erhältliche Version 6 des Bild- und Mediendatenbank-Klassikers Portfolio von Extensis, die einige interessante Funktionen für den Umgang mit Digifotos aufweisen kann. Die neue Version von Portfolio haben wir zum Anlass genommen, das Programm mit seinem stärksten Konkurrenten zu vergleichen. Wie Portfolio hat sich auch Cumulus in den letzten 10 Jahren vielerorts bewährt und dieses Jahr ein für Fotografen, Bildarchive und -agenturen interessantes Upgrade auf Version 5.5 erfahren. Aus Platzgründen konzentrieren wir uns in diesem Artikel auf die wichtigsten Neuerungen und Verbesserungen der beiden Programme und werden in der nächsten Ausgabe die Einzelplatz-, Client- und Server-Versionen von Cumulus Portfolio und Fotostation miteinander vergleichen.

Katalogisieren und Platzieren

Auch in den neuen Versionen sind sich Cumulus und Portfolio sehr ähnlich und selbst dort, wo die Entwickler verschiedene Lösungsansätze verfolgten, führen diese meist zum gleichen Ziel. Sowohl Cumulus als auch Portfolio können eine Vielzahl unterschiedlicher Dateitypen erfassen, die pauschal als Assets bezeichnet werden. In ersten Praxistests konnte Portfolio mit den 30 installierten Asset-Filtern gegen­über Cumulus mit 123 gut bestehen. So erzeugte Portfolio problemlos Vorschauen und Miniaturen aus allen PDFs und aus allen Textdateien, während Cumulus, zwar ebenfalls beide Dateiformate unterstützt, jedoch nicht aus jeder Textdatei eine Vorschau zu erzeugen vermochte und nur bei neueren PDFs die Vorschau entnehmen konnte.

Deutlich überlegen zeigte sich Cumulus dagegen beim zeitaufwändigen Katalogisieren von Assets in unserer Crossplattform-Netzwerkumgebung (Server unter Windows 2000, Clients und Einzelplatzversionen auf Windows- 2000- und Mac- OS- 9-Rechnern). In den Grundeinstellungen und bei gleicher Miniaturengrösse (256 x 256 Pixel durch Datenbankprogramm erzeugt) benötigte Portfolio 6 für dieselben Aufgaben stets anderthalbmal so lange wie Cumulus 5.5.

In beiden Programmen werden Assets per Drag & Drop, über einen Menübefehl oder automatisch durch Überwachen von Ordnern in den Katalog (Datenbankdatei) eingetragen. Die Ordnerüberwachung gibt es bei Cumulus schon länger, ist hingegen neu bei Portfolio und nennt sich dort Ordner-Synchronisation. Cumulus ka­­­talogisiert Assets, sobald diese im überwachten Ordner abgelegt werden. Bei Portfolios neuer Synchronisationsfunktion werden in einem nachgebildeten Verzeichnisbaum alle Ordner mit verändertem Inhalt markiert und später durch Auslösen der Synchronisation katalogisiert. Fehlen die Originaldateien, werden die zugehörigen Katalogeinträge gestrichen.

Nach der Installation von Portfolio 6 steht dem Anwender zusätzlich ein Kontextmenü im Mac-Finder bzw. im Windows Explorer zur Verfügung, um bequem per rechte Maustaste einzelne Dateien und komplette Ordnerinhalte auszuwählen und bestimmten Katalogen hinzuzufügen. Überhaupt hat sich einiges auf der Benutzeroberfläche von Portfolio getan. Sie wurde modernisiert, vermochte dadurch allerdings nicht an Übersichtlichkeit zu gewinnen. Einige Funktionen sind nur noch im stark erweiterten Kontextmenü zu finden. So versteckt sich zum Beispiel der nicht gerade selten benötigte Befehl zum Umbenennen einzelner Originaldateien dort in einem Submenü.

Beim kleinen Upgrade von Cumulus auf Version 5.5 hat sich – oberflächlich betrachtet – wenig getan. Die Benutzeroberfläche ist nahezu unverändert, wirkt altbacken und die Bedienung ist gesamhaft etwas gewöhnungsbedürftig. Oberfläche und Bedienung entsprechen nicht dem gegenwärtigen Look and Feel. Eine Ursache dürfte im modularen Aufbau des Programms liegen, dessen Menübefehle aus vielen einzelnen Programm- bzw. AppleScripts bestehen.

Zu den offensichtlichen Neuerungen gehört ein praktischer Palettenmodus. Bei dessen Aktivierung klappen das Programm und ein geöffneter Katalog zu einer Leiste am Bildschirmrand zusammen und ermöglichen so bequem den Zugriff auf katalogisierte Assets, während man mit anderen Programmen arbeitet. ÄÄhnlichen Komfort – bei anderer Funktionsweise – boten bislang nur die Cumulus-Plug-ins für Photoshop und die wichtigsten Grafik- und DTP-Programme. Sobald die Plug-ins, Addons, Xtras etc. in der entsprechenden Host-Applikation installiert sind, können von dort aus Cumulus-Kataloge aufgerufen oder katalogisierte Assets per Drag&Drop in DTP- oder Grafikdateien platziert werden.

Eine kleine Katalogpalette gehört ebenso bei Portfolio zu den Neuerungen. Es handelt sich dabei allerdings um ein separates Progrämmchen namens Portfolio Express, das zudem über eine einfache, schnelle Suchfunktion verfügt. Dieses so genannte «QuickFind»-Menü ermöglicht eine rasche Suche, die allerdings nicht die vielfältigen Möglichkeiten der normalen Suchmaske bietet.

Zu den umfangreichen Neuerungen von Portfolio gehören die erweiterten Katalogisierungsoptionen. Sie gestatten schon während des Erfassens von mehreren Assets, diese einer bestimmten Kategorie zuzuordnen, mit einer einheitlichen Beschreibung zu versehen und diverse Datenfelder auszufüllen. Gleichzeitig können alle Originaldateien nach einem festzulegenden Schema umbenannt werden, wie man dies vom Photoshop-Menü «Automatisieren/Stapelverarbeitung» her kennt.

Noch mehr Funktionen

Beide Mediendatenbanken erzeugen bei Bedarf von einer Bildauswahl statische Webseiten, wozu Extensis übrigens einige ansprechende HTML-Vorlagen mitliefert. Anders als bei Portfolio existieren für die Cumulus-, Einzelplatz- und die Client-Server-Versionen zahlreiche optionale Erweiterungen wie etwa die rund 970 Franken teure «Web Publisher»-Option. Damit können Kataloge dynamisch im Inter- oder Intranet publiziert und mit einem normalen Browser durchsucht werden (siehe Anwendungsbericht auf Seite 32). Der Version 5.5 hat Canto zwei bislang optional erhältliche Funktionen spendiert. Mit «Zip Asset Store» lassen sich einzelne Dateien in ZIP-Archiven verwalten, während mit «URL Asset Store» Dateien auf FTP- und HTTP-Servern katalogisiert werden können. Eine – im Gegensatz zum Mitliefern bestehender Optionen – echte Neuheit findet sich in der Cumulus- Workgroup-Edition (Client-Server-Version) mit der Funktion «Remote Admin». Mit ihr lässt sich ein Cumulus Server mittels eines gewöhnlichen Internet-Browsers administrieren.

Neuerdings kann Cumulus (wie bisher schon Portfolio) beim Ausdrucken von Katalogen dafür nicht nur die niedrig aufgelösten Miniaturen, sondern sogar die Originaldaten verwenden. So erhält man Kataloge auf Papier mit detailscharfen Miniaturen anstelle von pixeligen «Mosaiken». Im Praxistest gelang der hoch aufgelöste Katalogdruck allerdings nicht immer.

Gegenüber der 5.0-Version verfügt Cumulus über einen internen Konverter, um katalogisierte Bilder zu skalieren und in die wichtigsten Dateiformate (BMP, TIFF, JPEG, PDF) zu wandeln. Schade ist, dass eine solche Funktion in beiden Programmen nicht mit dem E-Mail-Befehl verbunden ist. So können aus den Katalogen die Assets nur im Originalzustand verschickt werden oder müssen für Ansichtssendungen erst mit einem anderen Programm verkleinert und verdichtet werden. Überhaupt vermisst man sowohl in Cumulus als auch in Portfolio eine simple Bildbearbeitungsfunktion, wie sie einfache Bilderbrowser besitzen (z.B. ACDSee). Für Ansichtssendungen muss man entweder einen HTML-Katalog oder einen Diaschau-Videoclip (QuickTime-Movie) generieren. Dabei können Grösse, Qualität, Überblendungen und seit Version 5.5 in Cumulus nun auch die Hintergrundfarbe festgelegt werden. Letzteres ist gerade bei Diaschauen mit hoch- und querformatigen Bildern nützlich. Leider lassen sich Bilderfolgen in Cumulus nicht ohne Umweg über eine QuickTime-Videodatei vorführen. Portfolio kann dagegen Fotos auch als «Instant»-Diaschau vorführen.

Besonders gefällt in Portfolio 6 die «Collect»-Funktion, mit deren Hilfe Kataloge (mit oder ohne Assets) samt lizenzfreiem Betrachtungsprogramm (Portfolio Browser) auf CD/DVDs verteilt werden können. Bei Cumulus ist man hierfür auf die rund 1000 Franken teure Viewer-Option angewiesen.

Funktionen für Fotofans

Ganz im Zeichen des Digitalkamerabooms kann Portfolio nun die gängigsten EXIF-Daten aus Digifotos auslesen und in die Kataloge eintragen. Dateien können während des Katalogisierens im Stapelbetrieb umbenannt werden. Dies ist gerade für Besitzer von Digitalkameras nützlich, da die Fotos mit wenig aussagekräftigen Namen (siehe Screen) versehen werden. Die bereits erwähnte «Instant»-Diaschau ist für Digitalfotografen besonders interessant, um die Bilder vorzuführen (z.B. am PC- oder TV-Bildschirm oder per Beamer) und um die Ausbeute einer Fotojagd im Schnelldurchgang zu bewerten.

Dass Digitalkameras hochformatige Bilder querformatig abspeichern, ist leider noch immer üblich, obwohl ein «Gleichgewichtssinn» für Kameras technisch kein Problem darstellt. Für die Bildbetrachtung, Katalogausdrucke oder eine Diaschau müssen Digifotos deshalb meist in einer externen Bildbearbeitung gedreht und erneut gesichert werden. Dies erübrigt sich fortan, da Portfolio die originalen JPEG-Fotos drehen kann. In früheren Portfolio-Versionen und in Cumulus liessen und lassen sich nur die Miniaturen im Katalog und nicht die Originaldaten «aufrecht» stellen, was Cumulus in Version 5.5 nun immerhin beim Erstellen einer HTML-Seite berücksichtigt.

EXIF-Daten konnte Cumulus schon vor dem jüngsten Upgrade entnehmen, und so haben die Canto-Entwickler ihr Augenmerk auf die editierbaren Metadaten gerichtet und Cumulus 5.5 ein Fenster zum bequemen Ausfüllen von IPTC-Feldern verpasst. Bislang war das Editieren von IPTC-Daten bei vielen (grossen) Bilddateien sehr umständlich. Erst müssen die Bilddateien in Photoshop geöffnet, dann die IPTC-Felder ausgefüllt und schliesslich die gesamte Datei gesichert werden. Nun können die IPTC-Felder in einem übersichtlichen Fenster von Cumulus bearbeitet werden, wobei erweiterbare Wertelisten die Arbeit beschleunigen. Nach der Eingabe werden die bearbeiteten Daten in die Bilddateien zurück geschrieben. Besonders Bildarchive und Fotografen, die ihre Bilder austauschen und weitergeben, dürften von dieser Funktion profitieren.

Was beiden Lösungen nach wie vor fehlt, sind Mittel für assoziatives Suchen oder Bildanalysefunktionen, die ähnliche Bilder finden helfen.

Fazit

Beide Programme sind hinsichtlich Bedienung und Funktionsumfang eine Empfehlung wert. Mit Version 6 hat Portfolio einen deutlichen Schritt nach vorne gemacht. Manuell lässt sich vieles schneller erledigen als mit Cumulus. Zudem wird das lizenzfreie Betrachtungsprogramm gratis mitgegeben, was bei Canto extra kostet. Zwar ist Portfolio längst nicht so flexibel wie Cumulus, bietet für Einzelanwender und kleinere Arbeitsgruppen jedoch einen mehr als ausreichenden Funktionsumfang und ist besonders für Digitalfotografen attraktiv.

Hinsichtlich der Erweiterbarkeit und Performance ist Cumulus dem Extensis-Produkt absolut überlegen. Gesamthaft betrachtet ist es ideal für den Einsatz in mittleren und grossen Unternehmen, aber auch überall dort, wo massgeschneiderte und automatisierte Lösungen gefragt sind. Die komfortable Bearbeitung von IPTC-Metadaten dürfte heute vor allem Bilderprofis interessieren und in Zukunft an Bedeutung gewinnen. Im Vergleich zum Konkurrenzprodukt verbinden sich bei der Einzelplatzversion von Cumulus der vergleichbare Funktionsumfang, der Performancevorteil und der günstige Preis zu einem unschlagbaren Preis-Leistungs-Verhältnis.

 

 

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