Barrierefreie PDFs aus InDesign 2/3

In diesem zweiten Teil geht es nun um die konkreten Schritte zur Aufbereitung eines Dokuments in InDesign. In der Step-by-Step-Anleitung unter dem PubLink sehen Sie die einzelnen Arbeitsschritte als kommentierte Screenshots. Machen wir uns an die Arbeit! 

In den folgenden Schritten strukturieren und optimieren wir unser InDesign-Dokument einer Broschüre so, dass daraus eine einwandfreie barrierefreie PDF-Datei exportiert werden kann. Möglichst viel möchten wir schon im Layoutdokument erledigen – all diese Schritte sind dann schon gemacht, falls nach Korrekturen eine neue PDF-Datei geschrieben werden müsste. Allerdings werden wir trotzdem nicht darum herum kommen, die Datei anschliessend noch in Acrobat DC zu «veredeln» und zu prüfen. Mehr dazu dann in der dritten Folge dieser Artikelserie.

Tagsexport für Absatzformate
In den Optionen des Absatzformate-Bedienfelds finden Sie die Option Alle Exporttags bearbeiten und wählen PDF. Es stehen die Optionen P, H1–H6 und Artifact zur Verfügung. Beginnen Sie mit dem Haupttitel und weisen Sie diesem H1 zu. Dann die nächste Titelkategorie mit H2, zudem braucht es H3 für Unter- oder Zwischentitel. Allen Textelementen inklusive Bildlegenden, Randspalten etc. wird die Option P (Paragraph) zugewiesen. Die Texte, die nicht aufgenommen werden sollen, werden mit Artifact belegt. Solche Texte werden vom Screenreader ignoriert.

Artikel verketten, Bilder verankern
Nun geht es darum, die Lesereihenfolge in der PDF-Datei zu steuern. Dazu ist es hilfreich, alle Rahmen eines Artikels durchgehend zu verketten. Damit jeder Text trotzdem schön in seinem Rahmen bleibt, gibt es die Funktion Schrift>Umbruchzeichen einfügen>Spaltenumbruch. Diesen setzen wir nach jedem Titel oder nach dem Lead, falls sich diese Elemente in separaten Rahmen befinden. Die Rahmenkonstruktion kann ebenfalls hilfreich sein: Möglichst alle Elemente eines Artikels in den gleichen Rahmen setzen und die Funktion Spaltenspanne verwenden, damit Titel und Lead bei Bedarf über mehrere Spalten laufen.
Nun verankern wir die Bilder im Textfluss. Dazu nutzen wir den Anfasser oben rechts am Rahmen und ziehen diesen an die gewünschte Stelle im Text. Das Bild bhält dabei seine Position. Die Verankerung bewirkt, dass der Alternativtext an der verankerten Stelle vorgelesen wird.

Eingabe der Alternativtexte für Bilder
Meistens werden die Alternativtexte den Bildern in InDesign zugeordnet. Dies geschieht mit Rechtsklick auf ein platziertes Bild und der Auswahl von Objektexportoptionen. Unter Alternativer Text / Quelle für alternativen Text wählen wir die Option Benutzerdefiniert. Hier fügen wir den Alternativtext hinzu. Falls die Beschreibung schon in Photoshop hinterlegt wurde, finden Sie diese im gleichen Dialog unter Aus XMP: Beschreibung. Den Alternativtext erst in InDesign einzufügen hat den Vorteil, dass dem gleichen Bild je nach Publikation ein anderssprachiger Text zugewiesen werden kann.

Artikel aufnehmen
Öffnen Sie nun Fenster > Artikel. Wählen Sie den ersten Textrahmen des ersten Artikels Ihrer Publikation aus und klicken Sie auf Neuen Artikel erstellen. Fügen Sie (wenn vorhanden) alle weiteren Rahmen dieses Artikels mittels Schaltfläche Auswahl in Artikel einfügen in der richtigen Reihenfolge hinzu.

Inhaltsverzeichnis generieren
Falls dieses nicht schon besteht: Erstellen Sie mit Layout > Inhaltsverzeichnis ein solches. Es soll detailliert sein, also auch die Untertitel auflisten. Wichtig: PDF-Lesezeichen erstellen aktivieren!

Dateiinformationen hinterlegen
Geben Sie unter Datei>Dateiinformationen den Dokumenttitel, Autor, Autorentitel und eine Beschreibung ein. Legen Sie hier zudem Infos über den Autor, Stichwörter zum Inhalt sowie die Copyright-Informationen fest.

PDF-Export mit korrekten Joboptions
Wenn die InDesign-Datei bereit ist, exportieren wir sie als PDF. In den PDF-Vorgaben folgendes aktivieren: Für schnelle Webansicht optimieren, PDF mit Tags erstellen, Lesezeichen, Hyperlinks. Wählen Sie unter Komprimierung eine mittlere Qualität mit Bikubische Neuberechnung auf 150 ppi, JPEG, Bildqualität Mittel.

Beat Kipfer PubliCollege, 3400 Burgdorf; Ausbilder FA. Kurse, Lehrgänge, Schulung und Support für Print und WebPublishing; Kurs- und Lehrgangsleiter an mehreren Schulen.
beat.kipfer@publicollege.ch