Bilddatenbanken zurück im Fokus

Vor 20 Jahren sprach jeder von «Bilddatenbanken». Jeder Publizierende wollte eine und Hersteller von solchen Lösungen schossen aus dem Boden. Heute sind diese ­Systeme aus dem Fokus gefallen ­– zu Unrecht.

In diesem Artikel soll es um Systeme gehen, die Mediendaten wie Bilder, Videos, Grafiken, Musik oder Layoutdaten verwalten, also genau die Dateien, mit denen der Publisher von heute jeden Tag umgehen muss. Dies gilt besonders in Abgrenzung zu «­Content ­Management ­Systemen» (CMM), bei denen es eher um textliche Inhalte geht. Dabei eint die hier besprochenen Systeme, dass sie einen Schwerpunkt auf die Bereitstellung von Vorschauen legen sowie der Nutzung von Metadaten, was bei CMM-­Systemen nicht in gleichem Masse von Bedeutung ist. Ein weiterer Schwer­punkt ist die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Mensch, Mensch und System oder System und System. Das können Kollegen in einer Firma sein, das können aber auch ­genauso gut Kunden und Lieferanten sein.

Wir reden also von «Digital Asset Management Systemen» bzw. «Media Asset Management Systemen», kurz DAM- oder MAM-Systeme. Leider konnte sich die Branche nicht auf einen Begriff einigen, deshalb werden nicht selten beide Begriffe bunt gemischt in den Hochglanzbroschüren und auf den Websites der Hersteller verwendet.

Was ist ein Asset

Wenn man das Wort «Asset» wörtlich übersetzt, dann spricht man von ­einem «Vermögenswert». Eine einfache Datei ist aber noch kein «Asset», denn es ist zunächst nur eine Datei auf einem Datenträger. Erst durch die ­Metadaten wird daraus etwas wert­volles für das Unternehmen.

Schon das Wissen eines Mitarbeiters, dass die Datei mit dem Namen «IMG_001.jpg» das Porträt des Geschäftsführers ist, macht diese zum Asset. Oder die Tatsache, dass sich eine Datei in einem Ordner namens «Messefotos 2017» befindet, macht aus ihr einen «Vermögenswert». Nur in Kombination mit den Metadaten wird aus der einfachen Datei eine ­Datei, die für das Unternehmen wichtig und wertvoll ist und damit ein «Asset».

Sind Sie nun der Meinung, dass es eventuell eine schlechte Idee ist, dass Ihre Mitarbeiter diese Metadaten in ihren Köpfen abspeichern? Und haben Sie erkannt, dass es unmöglich ist, Metadaten in Ordnernamen unterzubringen? Dann sind Sie bereit, über die Anschaffung eines DAM-Systems nachzudenken.

Minimale Grundausstattung

Es gibt ein paar Aspekte, die man von einem aktuellen System ­erwarten darf. Ohne diese Grundausstattung kommen die wenigsten Systeme ­daher.

Alle Systeme sind natürlich Client-­Server-Systeme, die mehreren Benutzern den Zugriff gewähren. Sucht man ein einfaches System, das im ­internen Netz ein paar wenige Assets verwaltet, dann sollte man lieber einen ausführlichen Blick auf das Programm «Bridge» von Adobe werfen.

Alle Systeme sind heute internet-­basiert und ermöglichen es den Benutzern von jedem Teil der Erde darauf zuzugreifen. Das bedeutet auch, dass der Zugriff über (moderne) Browser gegeben ist. Nicht jedes System verfügt über einen responsiven Zugang, auch für Smartphones oder Tablets.

Nur wenige Systeme bieten heute noch installierte Programme an, so genannte «Fat Clients», um auf ­Daten zuzugreifen. An dieser Stelle streiten sich schon die ­«Gelehrten». Am Ende ­entscheidet aber der Geschmack und der ­individuelle Workflow, ob ein «Fat Client» sein soll oder nicht.

Da es erwünscht ist, dass viele Benutzer über das Internet auf das System zugreifen, ist es ­selbstverständlich, ein ausgeklügeltes Zugriffsrechtesystem zu ­integrieren. So sind Benutzer in ­Gruppen und Rollen verwaltbar.

Der Schwerpunkt von DAM-­Systemen lieg in der Bereitstellung von Vorschauen, deshalb unterstützen diese eine Vielzahl von Datentypen. Neben den üblichen Bild- und Grafik­formaten wie TIFF, JPG, PNG und EPS unterstützen einige auch Layout­dateien wie INDD und QXD. Manche MAM-Systeme bieten sogar an, mehrseitige Dateien im ­Browser anzuzeigen, mit der Fähig­keit diese durchzublättern. Häufig geht dies auch mit ­einer Volltextsuchfähigkeit einher. Das ist ein praktisches Feature, wenn man die InDesign-­Datei sucht, in ­welcher der Artikel zu einem ­bestimmten Thema behandelt wurde. Hier kommen wir schon an einen Punkt, bei dem der Kaufinteressent genauer ­hin­schauen muss. Denn da ­beginnen sich die Systeme zu unterscheiden. ­Fortschrittliche Systeme lesen aus Layoutdateien die Vorschauen aus, die diese Layout­programme selber in die Dateien schreiben. Weniger fortschrittliche benötigen PDFs, um aus ihnen Vorschaudateien zu errechnen. Diese müssen also zunächst exportiert und beim Einbringen der Layoutdatei zusätzlich ins System geladen werden. Das dauert natürlich länger und das «Schatten-PDF» benötigt zusätzliche Ressourcen im System.

Weitere Aspekte wären, ob spielfilm-lange 4k-Videos oder HEIF-Bilder zu Vorschauen berechnet werden sollen und wie diese präsentiert werden müssen. Da lohnt sich eine genaue Analyse, was man selber benötigt – heute und in Zukunft. Denn keines der Systeme bietet «alles» an.

Metadaten

Alle Systeme verstehen sich darauf, Datei-Metadaten zu honorieren. Dazu gehören zum einen die Metadaten, die jede Datei mitbringt. Also zum Beispiel das Erstellungsdatum, der Dateityp, die Dateigrösse und vieles mehr. Natürlich gehört es zum ­«guten Ton», dass EXIF- und XMP-Daten von den Systemen gelesen und in den Systemen als Metadaten verfügbar gemacht werden. Ein System, das die GPS-Daten eines Handyfotos nicht auslesen und in irgendeiner Form den Ort auf einer Karte präsentieren kann, wird es heute schwer am Markt haben.

Ein Unterscheidungsmerkmal ist hier zum Beispiel, ob diese Datei-­Metadaten auch über das System editiert werden können, sofern das sinnvoll ist. Beispielhaft soll hier das GPS-Datum gelten. Wenn Sie solche Bilder am Ende digital ausliefern, soll vielleicht dieses Datum entfernt werden, aus welchen Gründen auch immer. Dies kann nicht jedes System.

Neben den Metadaten, welche die Dateien von sich aus ­mitbringen, ­können die Systeme zusätzliche Metadaten den Assets zuordnen. Klassischerweise zu erwähnen sind hier Jobinformatio­nen, Freitextverschlagwortungen oder Schlagwortbäume. In der Freitextver­schlagwortung geht es mehr um eine freie Beschreibung des Inhaltes, der aber später bei der Suche nur schwerlich hilft. Da ist das Konzept eines «Schlagwortbaumes» hilfreicher bei der späteren Suche. Wird dieser auf jedes Asset angewandt, ist das Auffinden gewährleistet. Beide Konzepte sind unter Umständen extrem arbeits­aufwendig.

Hier sind die Konzepte sehr unterschiedlich und der Interessent muss genau analysieren, was er braucht und welche Anforderungen der ­eigene Prozess stellt.

Die Hersteller haben schon lange erkannt, dass die «Verschlagwortung», also das systematische Anreichern von Metadaten, mit hohem Aufwand an Zeit und Kosten verbunden ist. Und schon ist ein neuer Trend geboren. Dabei geht es um die Verschlagwortung bzw. das Anreichern von Meta­daten über Programme mit künstlicher Intelligenz. Diese KI-Systeme erkennen zum Beispiel, ob und wie viele Personen auf dem Bild zu ­sehen sind und teilweise sogar, wer abgebildet ist. Der Bereich der KI ist natürlich enorm agil und hier sind ­garantiert weitere Entwicklungen in naher Zukunft zu erwarten.

Ohne künstliche Intelligenz, sondern nur mit ein bisschen Software, können einige Systeme die «Farbwelt» eines Bildes erfassen und so ermöglichen, dass man nach Bildern ­suchen kann, die zur gerade gestalteten Seite und dessen Farben passen.

Suchen und finden

Das moderne MAM-System betreibt einen enormen Aufwand in Bezug auf das Suchen – oder besser – das Finden von Assets. Ein Benutzer erwartet heute, dass er Suchbegriffe wie in ­Goog­le eingeben kann und blitzschnell Ergebnisse erhält. Die Akzeptanz beim Anwender, sich in die Systematik einer Datenbank und deren Schlagwortbäume einzuarbeiten, ist gering. Genauso unwillig ist er (sekunden)lang auf ein Ergebnis zu warten.

Nun zu den Unterschieden

Bisher hatten wir das Augenmerk eher auf den Aspekten, welche die meisten Systeme eint. Allerdings unterscheiden sie sich auch stark, teilweise bis zur Unvergleichbarkeit.

Workflow und Prozesse

Ein wichtiger Punkt, der die vorhandenen Systeme in zwei Lager unterteilen lässt, sind die workflowunterstützenden Module.

Versteht sich ein MAM-System eher als Datensafe oder Archiv, wird es keine oder nur rudimentäre Workflowkomponenten anbieten.

Andere Systeme besitzen ­hingegen elaborierte Module wie «Digitale Lauf­taschen» zur Weitergabe von Aufträgen an Dienstleister. Dieser hat ­somit Zugriff auf genau die Daten, die er für die Bearbeitung des Auftrages braucht, und wirklich nur auf diese Daten.

Einem anderen Ansatz gehen Systeme nach, die eine Automatisierung auf Basis von Metadaten anbieten. Gesteuert von manuell oder automatisiert vergebenen Metadaten werden so z. B. E-Mails ausgelöst oder andere Systemvorgänge aktiviert. So wird der Kollege, der für die Bildrechte zuständig ist, informiert, wenn ein Bild ins System aufgenommen wird, das keinen Eintrag im Feld «Rechteinhaber» hat. So kümmert er sich darum. Oder ein Datensatz, der das Meta­datum «Fertig» bekommt, wird auf einen anderen, günstigeren Speicherplatz ausgelagert. Die Beispiele sind beliebig ausbaufähig.

Auslieferung und Verfügbarkeit

Einige Systeme sind darauf ausgerichtet, den Zugriff auf Assets für Personen zu vereinfachen, die keine regelmässigen Benutzer des Systems sind. Man denke beispielsweise an Presseportale. Wenn eine Firma Produktabbildungen der breiten Öffentlichkeit zur Verfügung stellen will, bieten sich solche Portale an. Teilweise stehen diese dann wiederum hinter einer Anmeldemaske, weil die Abbildungen dann doch wieder nicht so öffentlich sein sollen. Auch steckt der Teufel im Detail und die eigenen Anforderungen müssen genau analysiert werden.

Dieser Aspekt hat wiederum eine Verbindung zum Thema «Workflow und Prozesse», denn niemand will einzelne Assets manuell von einem System ins andere verschieben. Anzustreben ist ein automatischer ­Prozess, der auf Änderungen der Metadaten basiert.

Zum Thema «Auslieferung» gehört auch die Zusammenarbeit mit Drittsystemen wie Typo3, WordPress, YouTube und so weiter. Manche Systeme haben sich auf diese Art der Datenauslieferung spezialisiert.

Brandmanagement

Ein Presseportal muss natürlich an das «Corporate Design» komplett anpassbar sein. Hier wünscht sich der Webdesigner den Zugriff auf die gesamte CSS. Interessant ist dieses Thema auch für Firmen, die Assets an ihre Vertriebsinfrastruktur zur Verfügung stellen wollen. Das klassische Beispiel ist der grosse Hersteller aus der Industrie, der seine Niederlassungen in aller Welt mit Marketingmaterial versorgen muss. Von Firmen- und Markenlogos über ­Produktfotos bis zu InDesign-Templates für Anzeigen. Besonders hilfreich sind da Push-­Mechanismen, welche die weltweit verteilten Marketingabteilungen mit ­Aktualisierungen der Assets versorgen.

Je nach dem, welches System man hier in die nähere Betrachtung zieht, verlässt man den Bereich der reinen MAM-Systeme und betritt den weiten Kontinent «Web-to-Print».

Einkauf und Beschaffung

In Zeiten der Datenschutz-Grundverordnung und akribisch verfolgtem Urheberrecht ist es für alle Nutzer von Material, an dem Dritte Rechte haben, wichtig, diese Rechte zu verwalten. Steht ein Rechtsstreit vor der Tür, zahlt es sich schnell aus, wenn man diese Rechte Dritter im Griff hat und Auskunft geben kann, wann und wo man die Nutzungsrechte erworben hat.

Bei diesem Thema können MAM-­Systeme natürlich einen ­grossen Dienst leisten. Zum einen ­können sie diese «Metadaten» schlicht ­verwalten. Zum anderen können sie den Beschaf­fungsprozess steuern, begleiten und die im Prozess entstandenen Daten erfassen.
Im günstigsten Fall ist ein Bericht über die in einer Publikation verwendeten Materialien, an denen Dritte Rechte besitzen, ein einfacher Export.

Eines der Systeme, die unten aufgelistet sind, bietet ein sehr spezielles Modul an, das hier beispielhaft erwähnt werden soll. Es unterstützt den Auswahlprozess von Bildern, bei dem eine grosse Anzahl von Personen beteiligt ist. In einem sehr ausgefeilten Prozess können Phasen, deren beteiligte Personen und die Berechtigungen festgelegt werden. So kann eine grosse Anzahl von Assets, also z. B. alle Bilder eines Shootings, in die erste Phase des Prozesses übergeben werden. Die Beteiligten wählen Assets aus oder bewerten sie. In der nächsten Phase bekommt ein anderer Personenkreis nur noch die am besten bewerteten Assets zu sehen, und so weiter. Am Ende gibt dann der Verantwortliche die finale Auswahl frei.

Korrekturmanagement

Zwischen dem Beschaffen von Assets und deren Archivierung liegt meist ein mehr oder weniger umfangreicher Zeitraum, in dem an den Assets gearbeitet wird. Dazu ist es hilfreich oder sogar notwendig, dass Assets an Personen weitergegeben werden, um diese zu prüfen – das klassische Korrekturlesen. Ärgerlich wäre es nun, wenn man diese Assets aus einem MAM-­System herausnehmen müsste, um den Prozess zu starten oder zu steuern.

Einige Systeme ­bieten Lösungen für diese Aufga­ben­stellung an. Dazu werden die Assets definiert und Links zu diesen verschickt. Der Empfänger klickt auf die URL und erhält so die Möglichkeit, webbasiert Korrekturen einzutragen. Meist stehen die üblichen Werkzeuge zum Markieren von Text und Bildbereichen zur Verfügung. Nach Abschluss des Schrittes bestätigt der Korrekturleser und eine automatische Info wird an den Initiator verschickt.

Editieren von Assets

Viele Systeme verstehen sich auf das Bearbeiten der Assets. Selten geht es über das reine Konvertieren von ­einem Farbraum in den anderen oder von einem Dateiformat zum anderen hinaus. Manche bieten aber einen Editor, um zum Beispiel Bilder zu beschneiden.

Technische Aspekte

Bis vor wenigen Jahren war es ausschliesslich möglich, MAM-Systeme «On-Premise» zu nutzen. Das ­bedeutet, dass das System in einem Rechenzentrum installiert ist. Das ­bedeutet aber auch, dass man selber für den Betrieb verantwortlich ist oder den Betrieb wiederum beim Rechenzentrum einkauft. Aktuell bieten einige MAM-Systemhersteller zusätzlich oder auch ausschliesslich Cloud-Lösungen an. Diese sind natürlich extrem bequem für den Betreiber, werfen aber weitere Fragen auf. Neben den rechtlichen Fragen (Stichwort «DSGVO» oder Datenschutz ganz allgemein) auch Fragen der Gewährleistung und der Ausfallsicherheit.

Ein wichtiger Aspekt in der Betrach­tung von MAM-Systemen sind die IT-Schnittstellen. Als obligatorisch zu betrachten ist eine so genannte API oder eine REST-Schnittstelle. Mit ­einer solchen Programmierschnittstelle können sich zwei Systeme «unterhalten» und Daten und Informationen austauschen. Ein Beispiel wären Schnittstellen zu PIM-Systemen, also Systeme, die Produktinformationen verwalten.

Leider ist eine wichtige und wertvolle «Schnittstelle» in den letzten Jahren aus der Mode gekommen und nur wenige Systeme bieten sie an: Die Hotfolder. Internet- oder browserbasierte Systeme verlangen meist, dass man die Dateien über einen Upload im Browser ins System bringt. Das tönt zunächst modern und praktisch. Es gibt aber Workflowaspekte, bei denen ein Hotfolder praktischer wäre. Wer zum Beispiel versucht, mehrere tausend Dateien per Browser-Upload ins System zu bringen, wird Probleme bekommen. Auch bei der Zusammenarbeit mit Datenlieferanten, die sonst eigentlich keinen Zugriff auf das System bräuchten oder mit Systemen, die keine passenden Schnittstellen anbieten, kann eine Hotfolder-Technologie extrem hilfreich sein.

Ein wichtiger Aspekt bei der Beurteilung der Systeme ist die Frage, was der Betreiber des Systems selber machen kann und für welche Themen er vom Hersteller des Systems abhängig ist.

Damit ist folgendes gemeint: es gibt Systeme, die werden vom Hersteller zur Verfügung gestellt, also z.?B. auf dem Server im Rechenzentrum installiert. Alles Weitere, also die Konfiguration und die individuelle Einrichtung auf die eigenen Bedürfnisse, kann ein Mitarbeiter des MAM-Systembetreibers selber erledigen. Es gibt aber auch Systeme, die können nur vom Systemhersteller oder ­einem Integrator konfiguriert werden. Das ist natürlich extrem kostenintensiv. Dies soll keine Wertung vorwegnehmen, denn beide Strategien haben Vor- und Nachteile.

Fazit

Ein MAM-System spielt immer dann seine Karten aus, wenn es darum geht, Dateien wiederzuverwenden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Wiederverwendung innerhalb des Teams (z.?B. Marketingabteilung) oder innerhalb der eigenen Firma stattfindet, oder ob Assets mit Dritten geteilt werden sollen.

Beschaffen Sie Bilder oft neu, obwohl Sie wissen, dass Sie es eigentlich schon beschafft haben, wissen aber nicht, wo Sie sie finden? Lassen Sie Grafiken wiederholt neu erstellen, weil Sie nicht wissen, wo sie gespeichert sind? Neben den reinen Wiederbeschaffungskosten darf der Aufwand nicht vergessen werden, den die Wiederbeschaffung im Haus verursacht. Dazu gehört die Recherche wie auch die Rechnungsprüfung.

MAM- bzw. DAM-Systeme sind aus modernen ­Produktionsumgebungen nicht wegzudenken. Die Auseinandersetzung mit der Anschaffung ­eines Systems ist zwingend Teil der digitalen Transformation und ein wichtiger Schritt für die Zukunft des eigenen Unternehmens.

Warum sind MAM- bzw. DAM-Systeme nicht mehr in aller Munde, obwohl sie eine zentrale Säule in der Medienproduktion spielen sollten? Es liegt daran, dass es kaum vergleichbare Systeme gibt. Ging es vor 20 bis 25 Jahren nur darum, Bilder zu verwalten, erledigen heute diese Systeme ­einen bunten Strauss an Aufgaben. Zudem sind die Hersteller der Systeme nicht in der Lage, die Funktionsweisen, Features und Vorteile eindeutig zu benennen. Auf den Internetseiten der einschlägigen Hersteller werden «Business Buzzwords» abgefeuert, die den Leser komplett verwirren und die einen geringen Informationsgehalt haben.

Diese Tatsachen führen dazu, dass man als Interessent kaum darum he­rumkommt, viel Zeit in die Prüfung und Auswahl der Systeme zu stecken oder einen teuren Berater anzuheuern.

Für den interessierten Publisher ist der Dschungel der Systeme, Angebote, Nutzen, Kosten und Vorteile ­geradezu undurchdringbar. Ohne einen kostenintensiven Beratervertrag kommt man kaum ans Ziel.

Transparenzerklärung

Der Autor dieses Artikels war im Jahr 2018 Angestellter der Firma «Six ­Offene Systeme GmbH» in Stuttgart. Dabei handelt es sich um den Hersteller eines der im Artikel erwähnten Systeme «SixOMC». Der Autor hat sich dennoch bemüht einen neutralen Blick auf die Systemlandschaft zu bieten.

Tipp

Eine gute Quelle zum Thema inklusive einer langen Liste von MAM-Systemanbietern bietet Jörg Oyen (www.oyen.de) unter https://publishing-metro-map.com/mam.phpChristoph Steffens begleitet die Welt des Publishings seit vielen Jahren als Anwender, Autor, Referent und Standortleiter der InDesign User Group Stuttgart. Er arbeitet als Berater beim Stuttgarter Mediendienstleister «Satzkiste GmbH» mit Schwerpunkt Automatisierung und Effizienzsteigerung. christoph.steffens@satzkiste.de