Autorkorrekturen elegant gelöst

Die InDesign-CC-Version 14.0 vom Oktober 2018 kam mit einer eher überschaubaren Anzahl an neuen oder wesentlich verbesserten Funktionen daher. Doch eine der Neuerung ist es wert, genauer geprüft und dann in den Workflow integriert zu werden: Die Möglichkeit, PDF-Kommentare direkt in das InDesign-Dokument zu übernehmen, vereinfacht das Ausführen von Textkorrekturen merklich! Die neue Option macht diese eher unbeliebte Arbeit ein bisschen verträglicher und verringert zudem das Fehlerrisiko.

Die Textautoren einbinden

Wir streben einen effizienten Korrektur-­Workflow an. Wie bei jedem Workflow ist es eine Bedingung, dass der Ablauf stimmt und an jeder Stelle optimal gearbeitet wird.

Für den PDF-Kommentar-Workflow bedeutet dies, dass die Textautorinnen und -autoren zum aktiven Mitmachen motiviert werden müssen. Bei genauerer Betrachtung leuchtet es den meisten Angesprochenen ein, dass die Korrektureingabe im PDF für beide Seiten ein Vorteil ist. Nach kurzer Anleitung und Eingewöhnung stellt es für viele redaktionell tätigen Personen auf Kundenseite überhaupt kein Problem dar, die Korrekturen mit den geeigneten Werkzeugen ins gelieferte PDF einzupflegen. Die Alternative dazu ist ja auch nicht wirklich attraktiv: Dokument ausdrucken und Korrekturen von Hand eintragen (!) gehört definitiv nicht ins digitale Zeitalter. Am schlimmsten ist es, wenn die Korrekturen dann etwa noch per Fax geschickt werden …)

Das oft genannte Argument, dass für einen solchen Workflow zusätzliche Acrobat-Pro-Lizenzen auf Kundenseite fällig würden, stimmt nicht. Korrekturen können in exakt gleicher Art auch mit dem frei erhältlichen Acrobat Reader ausgeführt werden. Mittlerweile ist es dazu auch nicht mehr notwendig, das PDF-Dokument mit irgendwelchen speziellen Optionen zu speichern.

Einfache Regeln beachten, dann läufts!

Beim PDF-Export aus InDesign zu Korrekturzwecken ändert sich gar nichts. Erstellen Sie wie bisher eine PDF-Datei, welche nicht zu «schwer» ist zum Versenden per E-Mail. Beachten Sie hingegen, dass das InDesign-Dokument ab dem Moment, wo das Korrektur-PDF exportiert wurde, nicht mehr verändert werden darf!

Das Wichtigste auf Empfängerseite:

• Holen Sie sich die Kommentieren-Werkzeuge aus dem Werkzeuge-Register von Acrobat. Am besten verschieben Sie das Kommentieren-Symbol dazu in die rechte Leiste mit den bereits aktivierten Funktionen.
• Verwenden Sie nicht für alle Textkorrekturen einfach das Notizwerkzeug, sondern klicken Sie zur Anmerkung von Textkorrekturen an die exakte Korrekturstelle und verwenden Sie das zutreffende Werkzeug. In den Abbildungen oben und links sind die meistverwendeten Werkzeuge rot markiert. Soll also ein Text eingefügt werden, verwenden Sie das Text-einfügen-Werkzeug und schreiben den Text ins sich öffnende Fenster. Zu ersetzenden Text mit dem Text-ersetzen-Werkzeug exakt markieren und Ersatztext ins Fenster schreiben.

So bearbeitete Korrekturstellen können in InDesign über das Bedienfeld PDF-Kommentare direkt in den Text eingepflegt werden.