Barrierefreie PDFs aus InDesign 3/3

In diesem dritten Teil befassen wir uns mit der Kontrolle und Aufbereitung der PDF-Datei in Acrobat DC. Schwerpunkte sind das Optimieren der Lesereihenfolge und die Anwendung der Aktion Barrierefrei machen sowie der Ein-/Ausgabehilfebericht.

Nach der fachgerechten Erstellung und Aufbereitung unserer Broschüre in InDesign haben wir diese mit der korrekten Joboption als PDF exportiert (siehe Folgen 1 und 2 dieser Artikelserie). Nun geht es darum, die Datei in Acrobat im Detail zu prüfen und zu optimieren. Die Erfahrung zeigt, dass – trotz optimaler Vor- und Aufbereitung in InDesign – immer noch einiges zu tun bleibt, bis die Datei wirklich den Anforderungen an die Barrierefreiheit genügt.

Werkzeuge in Leiste aufnehmen
Starten Sie Acrobat DC und klicken Sie oben auf das Register Werkzeuge. Ziehen Sie die beiden Funktionen Barrierefreiheit und Aktionsassistent in die Werkzeugleiste rechts (dorthin haben Sie bestimmt schon mal die Werkzeugleiste Druckproduktion gezogen). 

Tags und Lesereihenfolge 
Gehen Sie nun zurück zur Dokumentansicht und wählen Sie Barrierefreiheit aus der Liste. In der schmalen Werkzeugleiste links finden Sie das Icon für Tags . Wurde die PDF-Datei korrekt exportiert, ist im Tags-Fenster die gesamte Struktur des Dokuments abgebildet.
Ein entscheidendes Kriterium für eine funktionierende barrierefreie PDF-Datei ist die korrekte Lesereihenfolge. Mittels Screenreader kann man sich den Text vorlesen lassen. Dies muss unbedingt in der richtigen Reihenfolge geschehen, damit man dem Inhalt folgen kann.
Um die Lesereihenfolge zu kontrollieren und bei Bedarf anzupassen, öffnen wir das entsprechende Symbol in der Werkzeugleiste . Dabei öffnet sich das Fenster Reihenfolge. Darin finden Sie alle Seiten des Dokuments vor. Zugleich wird die Reihenfolge in der Seite selber mit grauen, nummerierten Flächen markiert. Diese Nummerierung repräsentiert die Lesereihenfolge. Sehr oft (trotz aller beschriebenen Vorkehrungen in InDesign) stimmt diese Reihenfolge noch nicht. Wie bringen wir diese in Ordnung? Indem wir die kleinen «Goldbarren» in der aufgeklappten Seitenstruktur im Fenster links an die richtige Position ziehen. Kleiner Trick: Nach unten ziehen ergibt die besseren Ergebnisse als das Verschieben nach oben!
In «hartnäckigen» Fällen gibt es nur eines: Öffnen Sie den Dialog Lesereihenfolge, er befindet sich in der Barrierefrei-Werkzeugleiste. In diesem Fenster gibt es die Schalt­fläche Seitenstruktur löschen. Nach Betätigen dieser Funktion ziehen Sie nun mit dem Lesereihenfolge-Werkzeug einzelne Rahmen in der gewünschten Reihenfolge um die Textelemente herum auf. Jeder Rahmen erhält per Klick auf die entsprechende Option die Eigenschaft Text/Absatz, Überschrift 1, 2, 3 etc. Erstellen Sie auch einen Rahmen um jedes Bild und klicken Sie auf den Typ Abbildung oder Abbildung/Bildunterschrift. Achtung bei Bildern: Sie haben durch das Löschen der Seitenstruktur auch den Alternativtext des Bilds gelöscht! Fügen Sie diesen wieder ein mit Rechtsklick auf die Reihenfolge-Nummer im Bild und Auswahl der Option Alternativtext bearbeiten. Elemente, die nichts zum Inhalt des Artikels beitragen, werden mit der Eigenschaft Hintergrund/Artefakt bezeichnet.

Aktion Barrierefrei machen
Diese Aktion vereinfacht die Kontrolle und Aufbereitung von barrierefreien PDF-Dokumenten erheblich!
Mit Klick auf das Icon Aktionsassistent öffnet sich die Aktionsliste. Hier finden wir seit Acrobat XI die Aktion Barrierefrei machen. Sie führt uns nun Schritt für Schritt zum Ziel.
– Starten Sie mit Klick auf Anfang.
– Fügen Sie optional Beschreibungen hinzu.
– Gehen Sie mit OK weiter und bestimmen Sie die Dokumentsprache für die Texterkennung (OCR-Funktion, welche Texte in Pixelbildern lesbar macht).
– Überspringen Sie den Schritt für die ausfüllbaren Formulare.
– Bestimmen Sie die Lesesprache. 
– Fügen Sie die ermittelten fehlenden Alternativtexte für Bilder nacheinander ein.
– Lassen Sie im Dialog Optionen für Barrierefreiheit alle Häkchen drin und klicken Sie auf Prüfung starten.
– Sofort wird Ihnen das Fenster mit den Ergebnissen der Barrierefreiheitsprüfung angezeigt. Korrigieren Sie allfällige Fehler im Dokument und wiederholen Sie die Aktion, bis nur noch die beiden blauen Fragezeichen betreffend Logische Lesereihenfolge und Farbkontrast übrig bleiben. Dann haben Sie es geschafft!

Fazit
Dieser Workflow ist alles andere als einfach. Es wäre wünschenswert, wenn der Ablauf – von der Ausgangsdatei bis zum barrierefreien PDF – einfacher würde! Das Tool Made to Tag von Axaio kann dazu sehr empfohlen werden für User, die häufig barrierefreie PDFs erstellen müssen. axaio.com

Beat Kipfer PubliCollege, 3400 Burgdorf; Ausbilder FA. Kurse, Lehrgänge, Schulung und Support für Print und WebPublishing; ­Kurs- und Lehrgangsleiter an mehreren Schulen.
beat.kipfer@publicollege.ch

Hier erhältst Du Zugang zur Step-by-Step-Anleitung von Beat Kipfer.