Abnahmeprotokoll – einige Erklärungen

Für fast alle Bereiche im modernen Wirtschaft- und Alltagsleben bestehen Normen. Diese von Experten erarbeiteten Regeln der Technik sind freiwillig. Im täglichen Leben kommen Sie damit meist unbemerkt in Kontakt. Noch bevor Sie morgens bei der Arbeit eintreffen, haben zahlreiche Normen Ihr Leben bereits sicherer und bequemer gemacht. Mit diesen unsichtbaren «Helfern» wird das Zusammenspiel vieler Prozesse, Dienstleistungen und Produkte geregelt, was für einen reibungsloseren Alltag sorgt.

Das Anwenden von Normen ist freiwillig und wird erst bindend, wenn sie Gegenstand von Verträgen zwischen Parteien sind oder der Gesetzgeber ihre Einhaltung zwingend vorschreibt (oft bei sicherheitsrelevanten Normen wie z. B. der Tragfähigkeit bzw. Brandwiderstandsfähigkeit von Bauwerksteilen oder der Sicherheit von elektrischen Anlagen gegen Brand oder elektrischen Schlag). Somit besteht ein faktischer Zwang, die expliziten Normen zu konsultieren und anzuwenden, wenn diese zum Beispiel in Werk- oder Kaufverträgen aufgeführt sind.

Bei der Konsultation dieser Normen ist unschwer zu erkennen, dass einige Teilbereiche genau definiert sind. Aus Erfahrung wissen Sie, dass die Einhaltung verschiedenster Vorgaben überprüft werden muss. Hierfür sind Dokumente wie das VWP-Abnahmeprotokolle sehr hilfreich. Ob die Einhaltung auch zu einer juristischen Konsequenz führt, ist je nach Tragweite dementsprechend definiert. Solche Dokumente könnten Sie zwar mit einigem Aufwand in Eigenregie selbst erstellen, einfacher ist es aber, Sie bedienen sich des Links auf der VWP-Website und fordern ein personalisiertes Formular an.

In der Normenwelt werden Formulare unter anderem in Vorgabe- und Nachweisdokumente eingeteilt. Ersteres dient als Übersicht und/oder als Anweisung, das nach der Unterzeichnung gleichzeitig als archivierbares Nachweisdokument dient. Für viele Prozesse ist eine Digitalisierung empfehlenswert. Deshalb ist es wichtig, dass Formulare nicht nur einfach aufgebaut sind, sondern Prozesse auch digital abbilden können. Das neue VWP-Abnahmeprotokoll ist einfach und verständlich. Es dient als Übersicht diverser Arbeitsschritte und unterstützt Sie, die notwendigen Vorgaben oder Kontrollen schriftlich festzuhalten. Mit seiner Unterzeichnung erhalten sie das geforderte Nachweisdokument. Damit sind ihre Prozesse nachvollziehbar, schriftlich festgehalten und jederzeit verfügbar. Noch effizienter wird das Abnahmeprotokoll bei elektronischer Archivierung.

Warum und wann ist ein Abnahmeprotokoll notwendig?
Versicherungsgesellschaften haben grosses Interesse, ihre Schadenssummen gering zu halten. Wird z. B. ein Brandschaden an einer von Ihnen installierten Leuchtwerbeanlage gemeldet, folgen umfangreiche Abklärungen diverser Gutachter. Immer öfter wird auch überprüft, ob die Anlagen regelkonform gebaut und gewartet worden sind. Ebenso werden die nach einschlägigen Normen notwendigen Dokumente eingefordert und überprüft.

Das VWP-Abnahmeprotokoll ist ein solches Schriftstück. Es ist deshalb verständlich, dass diesem Nachweisdokument künftig grosse Wichtigkeit zukommt. Grundsätzlich ist empfehlenswert, dass bei jeder Reparatur bzw. jedem Austausch elektrischer Komponenten ein Abnahmeprotokoll ausgefüllt wird. Wird z. B. eine Spannungsquelle wie Netzgerät, Converter oder Transformator ersetzt, sind diverse Messungen notwendig, denn diese Komponenten sind die Schnittstelle zum öffentlichen Stromnetz und unterstehen der hoheitlichen Kontrollaufsicht des Eidgenössischen Starkstrominspektorats ESTI.

Wechseln Sie nur einzelne LEDs oder ganze Bänder aus, besteht zwar keine Abnahmepflicht, aber Sie sollten Ihre Arbeit und Produkte im Bedarfsfall explizit nachweisen können. Bei einem Brandfall kann das Abnahmeprotokoll als Nachweis gute Dienste leisten. Weiter ist es sinnvoll, den Umgang mit Vorgabe- und Nachweisdokumenten firmenintern zu regeln, denn nur Mitarbeiter, die mit diesen Anweisungen konkret umgehen können, vermögen allfällige Schäden bzw. Garantieansprüche oder Haftungsfälle zu minimieren bzw. zu vermeiden. Packen Sie diese Thematik frühzeitig an!

Kontrollen netz- und anlageseitig
Da Lichtwerbeanlagen an das Schweizer Niederspannungsstromnetz angeschlossen werden, gelten nicht nur die Niederspannungsvorschriften des ESTI, das Inspektorat zieht zur Überprüfung der elektrischen Sicherheit diverser Produkte auch einschlägige Produktnormen zur Beurteilung bei. Deshalb ist empfehlenswert, dass sich nicht nur Hersteller solcher Produkte und Anlagen, sondern auch alle anderen in- oder ausländischen Markteilnehmer wie Inverkehrbringer, Verkäufer und Wiederverkäufer, Montagefirmen und Installateure damit befassen.

Dies gilt auch für jede Werbetechnikfirma, die Lichtwerbeanlagen von Dritten komplett fertig/anschlussbereit einkauft – selbst wenn sie keine weitere Verarbeitung in der Firma oder vor Ort tätigt. Denn allein durch das Liefern der Anlage ist sie den zuvor genannten Vorschriften unterstellt. Das Argument, «wir schliessen keine Anlagen ans Stromnetz an» entbindet diese nicht von den vorgehend genannten Bestimmungen. Sich über diese Vorschriften hinwegzusetzen, führt keinesfalls zum Ziel, denn staatliche Behörden wie das ESTI sind immer am längeren Hebel!

VWP-Abnahmeprotokoll
Nach Norm EN 50107-3 wird für das Produkt – also für Ihre Lichtwerbung aber auch für sämtliche nicht selbst leuchtende Werbemittel wie Metallplatten, Wandgemälde, Spanntücher oder ähnliches, die durch andere Lichtquellen beleuchtet werden – eine Dokumentation sowie eine Produktprüfung gefordert. Die technische Kommission Leuchtwerbung des VWP entwickelte ein branchengerechtes, fast selbsterklärendes Formular, das auch den Anforderungen seitens ESTI entspricht. Dieses praxistaugliche Dokument wird einfachheitshalber Abnahmeprotokoll genannt und ist über die VWP-Website für Mitglieder kostenlos zu beantragen, wird dann von der Geschäftsstelle personalisiert und per E-Mail an den Besteller versandt. Somit ist das personalisierte Dokument einfach rückverfolgbar.

Aufbau des Formulars
Im oberen Bereich sind allgemeine Infos über Kunde, Betreiber, allenfalls Hersteller und Grundsätzliches zur Anlage einzufügen, z. B. wo sich die Spannungsquellen befinden oder ob Ihre Anlage bzw. Ihr Produkt im Handbereich liegt. Folgend ist ein rudimentäres Schema einzufügen, was eine raschere Übersicht ermöglicht, denn bekanntlich spricht ein Bild mehr als 1000 Worte… Weiter ist zu bestimmen, welche Leuchtquelle und welcher Spannungserzeuger zur Anwendung kommen und wie die «elektrische» Gruppierung vorgenommen wurde. Danach folgen die Ergebnisse der durchgeführten Kontrollmessungen in der Firma oder vor Ort, die einerseits anlagespezifische Gegebenheiten und andererseits netzanschlusstechnische Daten umfassen.

Nach erfolgter Funktionskontrolle bestätigt der firmeninterne Prüfer mit Visum, dass die Anlage normenkonform und eine Kennzeichnung angebracht ist. Damit wird das unterzeichnete Abnahmeprotokoll zum Nachweisdokument. Als zusätzliche Info kann auch das ans Netz anschliessende Elektrounternehmen aufgeführt werden, denn der Anschluss ans öffentliche Stromnetz darf nur von einer konzessionierten Person bzw. Firma erfolgen. Die Konzession erhalten Personen mit einer höheren Fachprüfung oder wenn sie die entsprechende Ausbildung bei einem anerkannten Bildungsinstitut absolviert und die Prüfung beim ESTI nach Art. 14 NIV erfolgreich bestanden ­haben. 

Zur Erinnerung – der folgende Link führt zur Organisation, bei der Sie sich die anzuwendenden Normen beschaffen können:
shop.snv.ch/Norm/Diverses/SN-EN-50107-3.html

Haben Sie Verbesserungsvorschläge zum Abnahmeprotokoll oder sind an einer fachspezifischen Ausbildung nach Art. 14 NIV interessiert? Senden Sie Ihre Anliegen gerne der VWP Geschäftsstelle oder direkt dem Ressortleiter der technischen Kommission: ralph.hug@vwp.swiss
Ralph Hug, Leiter Ressort Technik, VWP