Keine Angst vor Tabellen in InDesign!

Tabellen übernehmen und formatieren, das klingt eher nach Fleissarbeit. Mit den komfortablen und vielseitigen Tools von InDesign kann eine solche Aufgabe aber sogar Spass machen.

Tabellen sind wichtige Bestandteile von Geschäfts- oder Jahresberichten, wissenschaftlichen Werken, Statistiken und vielem mehr. Dabei wertet eine gekonnte Gestaltung der Tabellen das Erscheinungsbild einer Publikation erheblich auf. Deshalb lohnt es sich, die Tabellenformatierung mit InDesign in den Griff zu bekommen.

Tabelle mit Importoptionen platzieren

Die meisten Autorinnen und Autoren erstellen Tabellen mit Microsoft Excel oder Word. Tabellen aus beiden Programmen können mit Platzieren optimal in InDesign übernommen werden.

Setzen Sie unbedingt das Häkchen bei den Importoptionen. Der daraufhin angezeigte Optionendialog sieht für Excel- und Word-Dateien unterschiedlich aus.
Bei Excel wählen Sie das zu importierende Blatt unter Zellbereich, es heisst zum Beispiel B1:U55. Das bedeutet, dass die Tabelle in den Spalten B bis U und in den Zeilen 1 bis 55 Daten enthält. Bei Bedarf kann der zu importierende Zellbereich hier reduziert werden. Bei der Formatierung empfiehlt es sich in der Regel, Unformatierte Tabelle zu aktivieren, denn die Tabelle soll ja in den meisten Fällen im Layout anders aussehen als das Original.

In den Word-Importoptionen wählen Sie aus den gleichen Überlegungen heraus Formate und Formatierung aus Text und Tabellen entfernen. Wurde während der Redaktion eine «echte» Word-Tabelle erstellt, kommt sie rudimentär formatiert in InDesign an. Wurde die Tabelle jedoch als Text mit Tabulatoren angefertigt (siehe Abbildung rechts oben), muss der Text nach dem Platzieren in InDesign als erstes in eine Tabelle umgewandelt werden. Grundsätzlich ist gegen diese Art der Tabellenerfassung in Word nichts einzuwenden. Einzige Bedingung: Unabhängig von der Zeilenlänge soll für den Spaltenwechsel immer nur ein Tabulator gesetzt werden und niemals mehrere. Stattdessen können die Autoren für eine bessere Übersicht in Word Tabulatoren im waagerechten Lineal einrichten.

Text in Tabelle umwandeln

Text mit Tabulatoren – ob aus Word oder sonst woher importiert oder selber erfasst – werden also in InDesign als erstes in eine Tabelle umgewandelt. Die Funktion ist einfach und äusserst nützlich zugleich. Lassen Sie als Spaltentrennzeichen Tabstopp und als Zeilentrennzeichen Absatz stehen und wählen sie unter Tabellenformat Einfache Tabelle an. Später können Sie hier auf Ihre spezifischen Formate zurückgreifen, wenn Sie diese nach Gestaltung einer Tabelle abspeichert haben.

Mit den Standardvorgaben Einfache Tabelle erhalten Sie eine grob formatierte Tabelle. Alle Spalten sind gleich breit und die Tabelle insgesamt ist so breit wie der Textrahmen. Der Text in den Zellen ist in Standardschrift (meist Minion Pro Regular in12pt)formatiert. DerAbstand Linien/Text beträgt rundum 1,411 mm.

Holen Sie sich jetzt zum Formatieren das übersichtliche Bedienfeld für Tabellen auf den Bildschirm: Fenster > Schrift und Tabellen>Tabelle.

Zeilen und Spalten auswählen

Grundsätzlich arbeiten wir beim Editieren von Tabellen in InDesign mit dem Textwerkzeug, da InDesign kein spezielles Tabellenwerkzeug kennt.

Auswahl von Zeilen: Mit dem Textcursor von links her an die Tabelle heranfahren, bis der Pfeilerscheint, dann klicken.

Auswahl von Spalten: Dito von oben an die Tabelle heranfahren, bis der Pfeil erscheint, dann klicken.

Coole Tasten zu Tabellen

esc Eine einzelne Zelle auswählen: Mit dem Textwerkzeug in Zelle klicken, 1x Escape drücken. Den ganzen Text in einer einzelnen Zelle auswählen: 2x Escape nacheinander drücken.

shift Eine Zeile oder Spalte vergössern/verkleinern: Mit dem Textwerkzeug eine waagerechte oder senkrechte Linie innerhalb der Tabelle auswählen und bei gedrückter Shift- taste nach oben oder unten, links oder rechts verschieben.

shift Alle Zeilen oder Spalten gleichzeitig proportional vergössern/verkleinern: Wie oben vorgehen, jedoch zusätzlich die entsprechende Randlinie rechts oder unten auswählen.

Konturen in jedem erdenklichen Stil
Wenden wir uns den Konturen zu. Am besten haben Sie eine Skizze oder ein Muster vor sich, damit Sie eine klare Vorstellung davon haben, wo Sie Unterteilungslinien möchten und wo nicht und wie diese aussehen sollen.

Diese einfache Linienmatrix finden Sie in der Steuerung (Masspalette oben), in den Eigenschaften oder im Konturen- Bedienfeld. Die Darstellung hängt im Detail von der vorher getätigten Auswahl ab: So wie hier wird der Dialog bei aktiver Auswahl der gesamten Tabelle angezeigt.

Das Prinzip: Blau = ausgewählt, Grau = inaktiv. Mit Klick auf jede Linie wird diese aktiviert/deaktiviert. Die Randlinien stehen stellvertretend für die Ränder der Tabelle, die inneren Linien für alle senkrechten bzw. waagrechten Linien innerhalb der Tabelle. Wählen Sie nur eine Zeile oder nur eine Spalte aus, ändert sich das Aussehen des Dialogs dementsprechend: Übung macht den Meister!

Nach Auswahl der entsprechenden Linien in der Matrix bestimmen Sie die Konturenart. Tipp: Stärke 0 Pt ergibt gar keine Linie.

Exakte Abstände in den Zellen

Beachten Sie vorgängig, dass Sie immer nur die Zellen auswählen, welche die gleichen Attribute erhalten sollen (also etwa die erste Spalte oder die oberste Zeile etc.). Dann geht es im Tabelle-Bedienfeld eigentlich genau so wie in den Textrahmenoptionen: Mit dem oberen/unteren/linken und rechten Versatz definieren Sie die Abstände vom Zellenrand zum enthaltenen Text.

Zellenformate mit integrierten Absatzformaten
Verwenden Sie zur Textformatierung, selbst innerhalb von Tabellen konsequent Absatz- und bei Bedarf Zeichenformate. Wichtiges Detail: Verwenden Sie Versalziffern für Tabellen. Sie können diese Vorlage unter Open- Type-Funktionen im Absatzformat anwählen.

Nun legen wir Zellenformate an: Klicken Sie mit dem Textwerkzeug in eine fertig formatierte Zelle und speichern Sie dieses Zellenformat im Menü Fenster > Formate > Zellenformate ab. Im Anschluss können Sie das so definierte Zellenformat auf weitere Zellen anwenden. Damit sind sowohl die Eigenschaften der Zellen als auch die Textformatierung festgelegt.

Tabellenformate ohne grossen Nutzen

Mit Fenster>Formate>Tabellenformate besteht die Möglichkeit, generelle Formatierungen für die ganze Tabelle zu hinterlegen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass dies mit den zur Verfügung stehenden Funktionen leider nur beschränkt umsetzbar ist.

Zwar können allen Zellen spezifische Formate zugewiesen werden. Was aber, wenn in der vorletzten Spalte eine andere Schrift verwendet werden soll? Besser: SmartStyles nutzen, wenn immer wieder gleichartige oder ähnliche Tabellen formatiert werden sollen (siehe Kasten).

Tabellenumbruch mit Kopf und Fuss

Möchten Sie mehrseitige Tabellen mit sich wiederholenden Kopf- und Fuss-Zeilen erstellen? Dann wandeln Sie die entsprechenden Zeilen mittels rechter Maustaste und dem Befehl In Tabellenkopfzeilen (Tabel- lenfusszeilen) umwandeln um. Im Anschluss können Sie die Formate unter Tabelle > Tabellenoptionen>Tabellenkopf und -fuß > Tabellenkopf wiederholen respektive Tabellenfuß wiederholen für weitere Seiten der Tabelle anwenden. In den gleichen Tabellenoptionen finden Sie auch Abwechselnde Flächen. Damit wurde in der vorliegenden Tabelle jede zweite Zeile mit einem grauen Rasterhinterlegt.

SmartStyles von Woodwing
Dieses PlugIn verleiht der Gestaltung von InDesign-Tabellen zusätzliche Funktionalität, denn es erlaubt das Speichern des Tabellendesigns unabhängig vom Inhalt. Dazu wird eine Bibliothek verwendet, wie wir sie in InDesign vom Handling her schon lange kennen.
Mit diesem Tool lässt sich vor allem der Korrekturprozess von Tabellen markant verkürzen. Anstatt die Tabelle bei grösseren inhaltlichen Änderungen nochmals in InDesign zu formatieren, ziehen Sie das gespeicherte Design einfach aus der SmartStyles-Bibliothek auf die erneut platzierte Tabelle, die augenblicklich das darin festgelegte Design annimmt. Dazu ist nicht einmal die Verwendung von Zellen- oder Tabellenformaten notwendig!
Zudem können mit SmartStyles einfachere Formeln in InDesign-Tabellen hinterlegt werden. Dies ist besonders praktisch bei Rechnungsaufstellungen wie z.B. in Jahresberichten. Ändert im letzten Moment ein Wert, wird dieser händisch in InDesign korrigiert und das Ergebnis wird nach einem Update der Daten neu berechnet. Auch damit kann der Korrekturaufwand beträchtlich reduziert werden. Der einmalige Kaufpreis von 209 € ist rasch amortisiert!

Weitere Infos:
woodwing.com/en/smart-styles-adobe-indesign-plugin

Beat Kipfer PubliCollege, 3400 Burgdorf; Ausbilder FA. Kurse, Lehrgänge, Schulung und Support für Print und WebPublishing; Fachlehrer an der Schule für Gestaltung Aargau, Kursleiter an mehreren Schulen. beat.kipfer@publicollege.ch