Dynamisches Projektmanagement

Der PUBLISHER stellt in einer sechsteiligen Onlineartikel-Reihe das uTraxx-ERP vor. Im fünften Beitrag der Serie geht es darum, wie uTraxx die Produktion und Planung in Agenturen erleichtert.

Die uTraxx-Plattform ist kein System wie jedes andere: Es enthält unter anderem ein vollständiges CRM und eine komplette Artikelverwaltung mitsamt Stückliste. Dadurch ist die Plattform speziell für Agenturen attraktiv. «Gerade die Stückliste erleichtert die Tätigkeit von Agenturen ungemein», sagt uTraxx-CEO Urs Vogel. Denn bei der Auftrags- oder Offertenerfassung müsse nur ein Artikel angewählt werden, der dann automatisch alle nötigen Positionen wie Konzeption, Gestaltung, Design etc. zur Erbringung einer Agentur-Leistung generiere. Entsprechend leicht geht die Angebotserstellung von der Hand – zumal uTraxx bereits in diesem Stadium die Möglichkeit bietet, Tasks wie etwa eine Projekt-Präsentation zu orchestrieren und so das Management vereinfacht.

Übersichtliche Planung
Ist der Auftrag vom Kunden angenommen, wandelt uTraxx das Angebot in einen Auftrag um und stösst unterschiedliche, auf der Auftragsart beruhende Tätigkeiten an. Diese können via Kanban-Board entweder direkt einem Bearbeiter zugewiesen oder von Mitarbeitern selbst übernommen werden. So verbessert sich die Übersichtlichkeit, Planung und Steuerungsmöglichkeit eines Vorhabens zusätzlich – und ein agiles Projektmanagement wird möglich.

Transparente Kommunikation
Das agile Projektmanagement legt gleichzeitig auch den Grundstein für eine transparente Projektkommunikation: Da uTraxx die Zeit für die Bearbeitung von Auftragselementen misst und als «Burn Rate» ausweist, wie viel der budgetierten Projektzeit bereits aufgewendet wurde, erhält der Auftraggeber jederzeit einen klaren Blick auf den Projektfortschritt und die möglichen Endkosten des Vorhabens. Der Projektleiter kann so, «den Weg selbst ein wenig mitsteuern», so Vogel. Übersteigen die voraussichtlichen Kosten und/oder der Zeitaufwand des Vorhabens die veranschlagten Werte massiv, können dank der von uTraxx bereitgestellten Informationen entsprechende Massnahmen getroffen werden.

Zyklische Verrechnung
Da alle uTraxx-Komponenten miteinander «kommunizieren», respektive vollständig integriert sind, können die Daten aus dem Projektmanagement auch für die Rechnungsstellung verwendet werden. Beispielsweise lassen sich die erbrachten Leistungen aufgrund der Buchungen aus dem Kanban-Board zyklisch verrechnen. So ist für den Faktur-Empfänger immer transparent ersichtlich, wo und wann an seinem Projekt gearbeitet wurde – und ob es unvorhergesehene Mehraufwände gegeben hat.

Keine Insellösung
Den hohen Integrationsgrad der uTraxx-Lösung bewerten gemäss Urs Vogel die Kunden des Baarer Unternehmens als grössten Vorteil der Plattform: «Es ist eine Lösung, die alles abdeckt – und genau damit können wir Agenturen helfen, weil diese meistens mit Insellösungen arbeiten.» Obschon diese im Vergleich zu uTraxx kostengünstiger schienen, rechne sich die Investition, «weil uTraxx so viele Prozesse durchautomatisiert, einen guten Geldfluss ermöglicht, die Rechnungen rechtzeitig verschickt und es – dank der Transparenz – weniger Rückfragen und Reklamationen gibt.»

Zum ersten Artikel der uTraxx-Reihe
Zum zweiten Artikel der uTraxx-Reihe
Zum dritten Artikel der uTraxx-Reihe
Zum vierten Artikel der uTraxx-Reihe

Ausblick: Im letzten Artikel (Veröffentlichung Do., 19. Januar 2023) werden die Kundenbeziehungen thematisiert.